Metodología Mejora continua

Antes de desarrollar la metodología de la mejora continua, se debe comprender su significado.

La mejora continua significa que el indicador clave de rendimiento de la calidad de un bien o servicio, se mantiene con un incremento cuantificable en la satisfacción del cliente.

Mejoramiento significará que la secuencia de actividades de un proceso incrementen los resultados de rentabilidad del negocio.

La organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección (ISO 9001:2008).

Figura N°01 – Modelo de un Sistema de Gestión de Calidad basado en Procesos (fuente ISO 9001-2015)

Metodología PDCA

Las siglas, PDCA vienen de Plan, Do, Check, Act (PHVA del castellano de Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). A esta metodología se le denomina espiral de mejora continua, que aplica el ciclo de Deming, también conocido como círculo PDCA de Edwards Deming, actúa como una estrategia de mejora continua de la calidad y se fundamenta en cuatro etapas, basadas en el concepto ideado por Walter A. Shewhart. Es muy utilizado por los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC).

La metodología puede aplicarse una vez que se ha caracterizado el estado de un proceso o bien cuando ya se tiene delimitado y cuantificado el problema o el área de oportunidad. Está formado por 4 etapas y 8 pasos dentro de las etapas, a saber:

Etapa	Paso	Descripción del paso
Planear (Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la empresa) Posee 4 pasos a seguir	1. Identificación y definición del problema.	Seleccionar y caracterizar el problema: Elija un problema realmente importante, delimitarlos y redactarlo. Utilizar herramientas como diagrama de Pareto, indicadores de calidad de proceso, gráficos de control y porcentaje de cumplimiento de especificaciones. Cuantifique su magnitud actual en función al estudio de antecedentes e importancia. Defina los objetivos a alcanzar y el plan de mejora.
	2.   Descripción del fenómeno.	Utilizar herramientas de modelamiento del proceso donde pueda incluir los puntos críticos de control, variables a controlar, cuellos de botella y oportunidades de mejora.
	3.   Análisis de causas.	Se busca conocer profundamente las manifestaciones de ideas. Utilice como herramientas el diagrama de Ishikawa. Analizar la participación activa de los involucrados.
	4.    Plan de Acción. (Debemos implementar procesos de calidad)	Elaboración de un plan de medidas enfocado a remediar las causas más importantes. Para cada acción detallar en qué consiste, su objetivo y cómo se implementaría; dar a conocer los responsables, fechas y costos.
HACER (Implementar los procesos) Organizar, dirigir, asignar recursos y supervisar la ejecución.	5.  Ejecución del plan de acción.	implementar procesos Instaurar las medidas remedio significa seguir con el plan de acción empezando en pequeña escala para ir logrando el objetivo propuesto.
VERIFICAR (Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre  los resultados) Evaluar el plan en ejecución monitorizando la implementación por determinados periodos pres establecidos, documentando las conclusiones. Para ello recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente.	6.  Verificación.	Evidenciar el impacto de mejora. Se trata de revisar los resultados obtenidos, comparando el problema antes vs después de implementar las medidas remedio. Utilizar en este punto las pruebas de comparación de medias, varianza y proporciones antes vs. después del plan de acción, diagrama de Pareto, diagrama de caja, indicadores de capacidad de proceso, porcentajes no conformes y gráficos de control.
ACTUAR  (Tomar acciones para mejorar continuamente el  desempeño de los procesos) En base a las conclusiones de la verificación, pasamos a elegir una opción	7.  Estandarización.	Prevenir la recurrencia evalúe todo lo realizado con el plan de acción, si las acciones dieron resultado, deben generalizarse y estandarizarse su aplicación. ·    Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo PDCA con nuevas mejoras. ·    Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos ·    Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos, ofrecer una Retroalimentación y/o mejora en la Planificación.
	8.  Documentación.	Documentos de Procedimientos. Documentar uno por cada procedimiento. Iniciar con una tabla de control de cambios que pueda pasar el documento. Documentación mínima por documento: Objetivo, Alcance, responsables, algunas definiciones y abreviaturas de referencias, disposiciones administrativas y/o legales, descripción de actividades paso por paso, estableciendo todas las medidas para evitar recurrencia del problema. Tomar la decisión de seguir mejorando este problema. Inclúyase un flujograma del proceso.

Hace años, W. Edward Deming presentó a los japoneses el ciclo PHVA Planifique – Haga – Verifique y Actúe. Los japoneses lo recibieron de buen grado como una metodología para llevar a la práctica lo que ellos ya conocían como KaiZen. Recientemente, este ciclo es adoptado por la familia de normas ISO 9000, de la norma ISO 9001:2008 como requisito, común ciclo de mejora continua. Este ciclo fue sugerido por primera vez por Walter Shewart a comienzos del siglo XX. 

Esta metodología puede aplicarse una vez que se ha caracterizado el estado de un proceso o cuando ya se tiene delimitado y cuantificado un problema o un área de oportunidad.

La importancia que en las empresas se siga una metodología para la solución de problemas bien estructurada, radica en que de esa forma los esfuerzos de mejora pueden lograr mejores resultados, ya que:

1. En lugar de atacar efectos y síntomas, se trata de llegar a las causas de fondo de los problemas.

2. Se sigue un plan de solución soportado en métodos y herramientas de análisis.

3. Permite enfocarse solo a lo importante.

4. Exige que cuando se logren soluciones, se estandarice su aplicación y se decidan medidas preventivas para que el problema no se vuelva a presentar y el avance logrado sea irreversible.

 5. Se puede verificar si las soluciones realmente dieron resultado.


El ciclo PHVA es un ciclo dinámico que puede ser empleado dentro de los procesos de la Organización. Es una herramienta de simple aplicación y, cuando se utiliza adecuadamente, puede ayudar mucho en la realización de las actividades de una manera más organizada y eficaz. Por tanto, adoptar la filosofía del ciclo PHVA proporciona una guía básica para la gestión de las actividades y los procesos, la estructura básica de un sistema, y es aplicable a cualquier organización.